Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales
VISAS Y VIAJES S.A.S.

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como al decreto 1074 de 2015, Visas y Viajes S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales (principalmente en términos de turismo sostenible).

 

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como al decreto 1074 de 2015, Visas y Viajes S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales (principalmente en términos de turismo sostenible).

 

De esta manera, Visas y Viajes S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de los titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaren a suministrar a Visas y Viajes S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.

IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Nombre: Visas y Viajes S.A.S.
Domicilio y dirección: Carrera 8 No. 64 – 42 Ofc. 311, Bogotá - Colombia
Teléfono: 314 5744
Celular: 311 492 7799
Correo info@visasyviajes.com

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de  partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

Los datos personales que Visas y Viajes S.A.S., recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

  1. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de Visas y Viajes S.A.S., con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos contables y estadísticos dentro del desarrollo de su operación comercial, así como generar indicadores para la creación de políticas de compras y ventas de la empresa.
  2. El tratamiento de los datos relacionados con el recurso humano, se realizará para la vinculación, análisis del desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación de contratos. Incluye, entre otros, empleados, ex empleados, y aspirantes a cargos.
  3. El Tratamiento de los datos relacionados con clientes, proveedores y contratistas, se realizará para los fines relacionados con el desarrollo de su actividad comercial, y de acuerdo con el proceso de gestión contractual de productos y/o servicios que Visas y Viajes S.A.S. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente; incluida la Transferencia necesaria de datos a terceros países para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento de datos.
  4. Enviar información a entidades gubernamentales y fiscales, según los requerimientos de las mismas.
  5. Soportar procesos de auditoría externa e interna.

Derechos de los Titulares

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Visas y Viajes S.A.S., como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Conocer la Política de Tratamiento de Datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Visas y Viajes S.A.S., como responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  4. Ser informado por Visas y Viajes S.A.S., como responsable del tratamiento y encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
  5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
  8. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

Datos Sensibles

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Visas y Viajes S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

Datos de Menores de Edad

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Nombre: Visas y Viajes S.A.S.
En la sede de la Visas y Viajes S.A.S.: Carrera 8 No. 64 – 42 Ofc. 311, Bogotá - Colombia
Horario: De lunes a viernes (8:30 a.m. a 6:00 p.m.)
Correo: info@visasyviajes.com
Persona o área responsable: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva responsable del tratamiento.

Procedimiento para ejercer los Derechos

a. Consultas
Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b. Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Visas y Viajes S.A.S. a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

– Nombre e identificación del Titular
– La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
– La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
– Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que Visas y Viajes S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, Visas y Viajes S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, Visas y Viajes S.A.S. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, Visas y Viajes S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia

La presente política rige a partir de su expedición, noviembre 1 de 2016, y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 3 de la misma.

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